Home office и лесна комуникация между хората с Hangouts Meet

Когато повечето колеги са home office, възможността за лесна комуникация между тях е важна за гладкото протичане на бизнес дейностите.

Има много случаи, при които използването на имейл за тази цел, определено не е най-ефикасния вариант, дори е най-малко подходящия.

Когато примерно, трябва да се обсъди въпрос с група от хора или дори само с един човек, използването на имейл, може би не е най-доброто решение.

Hangouts Meet е приложение, включено в G Suite, чрез което могат да се организират видеоконферентни разговори през компютър и телефон.

При създалата се ситуация в България (….и в световен мащаб), при която служителите работят отдалечено (home office), Hangouts Meet може да се използва за следните цели:

• организиране на регулярна “видео-оперативка” в рамките на отдела или организацията.
• дистанционно обучение на група от хора.
• презентация към група от хора.
• съвместна работа по дадена задача от група от хора.
• обсъждане на важен казуси от много хора едновременно.
• …и всичко останало за което се сещате, при което е нужно да виждате и чувате острещния човек / хора.

I. Как да отворя Hangout Meet?

За да работите с Hangouts Meet ви препоръчваме да използвате Chrome браузър. За да отворите Hangouts Meet, следвайте стъпките:

1) Влезте във вашия корпоративен Gmail акаунт през Chrome браузър и от там отворете Hangouts meet.

1. Отворете Chrome браузър на компютъра.
2. В полето за въвеждане на адрес на Chrome браузъра въведете mail.google.com.
3. В новия прозорец въведете вашия G Suite акаунт (имейл адреса) и щракнете на бутона Next.
4. В новия прозорец въведете паролата на вашия G Suite акаунт и пак щракнете на бутона Next.
5. Ще се отвори вашия корпоративен Gmail акаунт.
7. Щракнете върху иконата, Google Apps , намираща се в горния десен ъгъл на екрана.

8. Ще се отвори прозорец съдържащ приложенията включени в G Suite.
9. Щракнете върху Meet.

2) Влезте директно в Handouts Meet през Chrome браузър.

1. Отворете Chrome браузър
2. В полето за адрес на браузъра, копирайте този адрес: https://meet.google.com/
3. Ако вече ще се вписали в Chrome с вашия G Suite потребител, ще се отвори Hangouts Meet.
4. Ако не сте се вписали в Chrome с вашия G Suite потребител, ще се отвори страницата на Hangout meet, но за да можете да организирате видеоконферентни разговори трябва да се впишете в Hangouts Meet. За целта щракнете върху Sing in линка, които се намира в горния десен ъгъл на екрана. След това в следващите прозорци въведете вашия G Suite потребител и парола.

II. Как да поканя участниците във видеоконферентен разговор?

1) През Hangouts Meet
1. Отворете Hangouts Meet
2. Щракнете върху Join or start a conversation / Присъединете се към среща или започнете такава.
3. В прозореца, който се отваря въведете име на срещата (на латиница, по ваш избор) и щракнете върху Continue / Напред.
4. Ако за първи път ще ползвате Meet на този компютър, то ще ви излезе съобщение, което очаква да дадете разрешение на Meet да използва камерата и микрофона на компютъра. Дайте му разрешение.
5. За да влезете във видеоконференцията, щракнете върху бутона Join Now / Присъединяване сега.
6. След като влезете във видеоконференцията ще ви изскочи прозорец Add others / Добавяне на други хора.

7. Първият вариант да добавите други хора е като копирате линка от 1. и го изпратите до другите участници (по имейл, през Chat, SMS или какъвто вариант изберете).

8. Вторият вариант е да щракнете върху бутона Add people – 2. и в новия прозорец да въведете имейл адресите на участниците и след това щракнете върху бутона Invite people / Поканване.

2) През Google каледар

При създаване на събитие в Google календар в момента, в който поканите гост на събитието, автоматично се създава възможност за осъществяване на видеоконферентен разговор между вас и гостите, които сте поканили за това събитие.

1. Отворете Google календар.
2. Изберете ден, час и продължителност на събитието.
3. Задайте име на събитието.
4. Щракнете върху бутон More options / Още опции.
5. В новия прозорец в поле Guests / Гости въведете имейл адресите на участниците.
6. След това щракнете върху бутон Save / Запази.
7. Ще изскочи прозорец Would you like to send invitation emails to Google Calendar guests? / Искате ли да изпратите имейли с покани към гостите в Google Календар? изберете Send / Изпрати.
8. След като изпратите поканата, всички участници ще получат имейл с вашата покана и възможност да добавят събитието към техния Google календар. Те трябва да приемат поканата и да добавят събитието към техния календар.
8. За да се присъедините към срещата създадена в календара, в деня и часа на събитието, отворете Google календар и щракнете веднъж върху събитието. Ще се отвори изскачащ прозорец, щракнете върху Join Hangouts Meet / Присъединяване към Hangouts Meet.

III. Как да споделя екрана на компютъра си, така че всички участници да виждат това, което показвам от екрана.

1. След като вече сте се присъединили към Hangouts meet щракнете върху бутона Present now / Представяне сега, намиращ се в долния десен ъгъл на екрана.
2. В изскачащия прозорец изберете Your entire screen / Целият ви екран.
3. В изскачащия прозорец изберете екрана и щракнете върху Share.
4. След като го направите, останалите участници ще виждат екрана на вашия компютър, независимо какво сте отворили на него. Това, което вие виждате, ще се вижда и от останалите хора в срещата.

Можете да отворите инструкция в Google docs -> Home office и лесна комуникация между хората с Hangouts Meet

Ако искате да използвате инструкцията за ваши цели, можете да копирате файла и да го запазите в Google Drive или да го свалите на компютъра в избран от вас формат (File >> Download).